Per sincronitzar una botiga online i un TPV cal definir quines dades comparteixen, quin sistema mana en cada dada i què passa quan una operació falla. Abans de connectar eines, dibuixa el recorregut d’una venda, una devolució i una factura. La connexió concreta dependrà de les plataformes, els canals de venda i l’operativa del negoci. Per exemple, una venda a la botiga física ha de quedar registrada segons el circuit acordat i l’estoc s’ha d’actualitzar de la manera prevista; cal comprovar també què passa si la connexió falla.
Comença pels canals i les operacions reals
Anota quins sistemes fan servir la botiga física, la web, el magatzem, l’administració i qualsevol altre canal de venda. Per a cadascun, identifica qui el gestiona, quines dades introdueix i quines necessita rebre. No oblidis els processos que avui es fan amb un full de càlcul o a mà.
Descriu què passa des que un client compra fins que rep el producte: com es cobra, es prepara, es lliura i es registra la venda. Repeteix l’exercici amb una cancel·lació, una devolució i una incidència de pagament. Aquesta llista ajuda a acordar l’abast abans de comparar les opcions de connexió.
Decideix d’on surt cada dada
Una integració necessita una referència clara per evitar que dues eines intentin corregir el mateix camp. Per exemple, pots acordar que el catàleg i els codis de producte es mantinguin en un sistema, mentre que els textos comercials de la web es gestionin en un altre. La decisió depèn de les eines i de l’equip que les fa servir.
Documenta, com a mínim, l’origen i el destí de les dades següents:
- Productes: referències, variants, noms i estat de publicació. Relaciona les variants de talla o color amb el codi que el TPV i el magatzem poden identificar.
- Preus i promocions: preu aplicable a cada canal, vigència i tractament dels descomptes. Aclareix què passa quan una oferta de la web no existeix a la botiga física.
- Clients: dades necessàries per a cada operació, criteris per relacionar registres i responsable de resoldre duplicats. No recopilis dades que el procés no necessiti.
- Vendes i cobraments: identificadors de comanda, línies, imports, estat i referència del pagament. Distingeix una comanda creada d’una venda cobrada o lliurada.
Revisa els camps obligatoris i els formats que admet cada plataforma. Si algun valor no té equivalent, acorda com es tractarà abans de posar la connexió en marxa.
Defineix quin inventari es mostra
El nombre d’unitats disponibles per vendre pot dependre del magatzem, les reserves, les comandes pendents i els productes ja venuts però encara no sincronitzats. Acorda quines ubicacions alimenten cada canal, quan es reserva una unitat i quan es torna a posar disponible si es cancel·la la comanda.
La freqüència d’actualització també importa. Una connexió pot transmetre canvis amb retard o acumular-los quan una eina està fora de servei. Decideix qui revisa les diferències i quin marge operatiu necessita el negoci per evitar vendre unitats que ja no pot lliurar. No donis per fet que tots els canals veuran el mateix estoc al mateix instant.
Dibuixa el recorregut de la venda fins a la facturació
Per a cada canal, acorda quin esdeveniment crea la venda en el sistema de gestió i com s’hi associa el cobrament. Comprova si una venda de TPV i una comanda online segueixen el mateix circuit o si necessiten tractaments diferents. Defineix també com s’identifiquen els enviaments i els imports afegits, quan correspongui.
La facturació ha de seguir l’operativa acordada per l’empresa. Abans d’automatitzar-la, revisa amb administració quins documents s’han de generar, amb quines dades i en quin moment. Una connexió que registra dues vegades una mateixa operació pot provocar diferències en els informes o en la comptabilitat; les proves han de detectar-les.
Prepara devolucions, desconnexions i errors
No tots els fluxos acaben amb una venda completada. Decideix com es registra una devolució parcial, si el producte torna a estar disponible i com es relaciona el reemborsament amb l’operació original. Acorda qui comprova les diferències entre la passarel·la de pagament, el TPV i el sistema de gestió.
Pregunta també què passa si el TPV perd la connexió o si una actualització arriba incompleta. Cal saber on es veuen els errors, qui rep l’avís, si les operacions queden pendents i com es reprenen sense duplicar-les. Conserva una via de comprovació manual per als casos que no es puguin resoldre automàticament.
Prova el flux complet abans d’obrir-lo a tot el negoci
Amb l’equip d’implantació, prepara casos representatius i resultats esperats. Comprova una venda de botiga, una comanda online, una cancel·lació, una devolució parcial i una interrupció de connexió. Revisa els registres en cada sistema, els imports, l’estat del cobrament i les unitats disponibles, no només el missatge que indica que la connexió funciona.
Assigna responsables per validar cada pas i documentar les incidències. Comença amb un abast acordat i amplia’l quan l’equip hagi comprovat els fluxos i sàpiga gestionar les excepcions. La compatibilitat, el cost i el manteniment de qualsevol connector s’han de confirmar per a les versions i plataformes concretes del projecte.
Vols revisar el teu circuit de venda?
Consulta com es poden connectar ecommerce, TPV i gestió a Andorra i prepara una llista dels canals, les eines i les operacions que vols coordinar.