Abans de migrar a un ERP, identifica les dades que necessites per continuar treballant, localitza’n les fonts i revisa si són completes, coherents i actuals. Decideix també què es traslladarà, què es conservarà com a consulta i qui validarà el resultat. El contingut concret dependrà dels processos de la teva empresa i de l’abast acordat per a la implantació.
Identifica les fonts i les persones responsables
Fes una relació dels llocs on es guarda informació: programes de gestió, aplicacions especialitzades, fulls de càlcul, carpetes compartides o documents. Per a cada font, anota qui la manté, qui pot facilitar-ne una exportació i quin ús té. Una llista de clients pot tenir dades comercials en un lloc i dades de contacte actualitzades en un altre.
Demana a les persones que treballen amb aquestes dades que indiquin quina font fan servir i quins problemes coneixen. No pressuposis que el fitxer més recent és complet ni que una columna té el mateix significat en tots els documents. Abans de manipular les dades, conserva una còpia de les fonts i limita l’accés a les persones que l’hagin de tenir.
Separa les dades mestres de les operacions
Les dades mestres descriuen elements que es fan servir de manera recurrent. Revisa, segons l’activitat de l’empresa:
- Clients i proveïdors: nom, dades de contacte, adreces i identificadors que utilitza l’empresa. Distingeix les persones de contacte de les empreses i comprova a quina empresa pertanyen.
- Productes i serveis: referència, descripció, unitat de mesura i altres dades necessàries per identificar-los i treballar-hi. Revisa també les variants i les referències que el teu equip utilitza.
- Altres registres necessaris: per exemple, ubicacions, projectes o equips. Inclou-los si formen part dels processos que es volen posar en marxa.
Les operacions tenen un estat i poden estar relacionades amb aquests registres. Identifica ofertes, comandes de venda i de compra, factures, cobraments, pagaments o moviments d’existències que encara necessitin seguiment. Acorda amb l’equip d’implantació quina informació cal traslladar i com es comprovarà. Una llista de factures, per exemple, no explica per si sola quines estan pendents de cobrament.
En una migració a un ERP, les dades habituals a revisar són clients, proveïdors, productes, serveis i operacions pendents. Cal decidir també quina informació històrica es trasllada i quina es conserva per consultar-la.
Decideix què es migra i què queda com a consulta
Migrar-ho tot no és necessàriament la millor opció. Per a cada tipus de dada, decideix si ha d’estar disponible per treballar en el nou sistema, si n’hi ha prou amb conservar-la per consultar-la o si cal revisar-la abans de prendre una decisió. L’abast pot ser diferent per als registres actius i per a l’històric.
Documenta aquesta decisió amb el responsable de cada àrea. Si es conserva informació al sistema anterior o en un arxiu, acorda qui hi podrà accedir, com es trobarà i com se’n mantindrà una còpia recuperable. Valida amb els responsables de l’empresa els requisits de conservació aplicables abans de retirar cap dada o sistema.
Neteja i relaciona les dades
Busca registres duplicats, camps buits, dades contradictòries i referències que ja no s’utilitzen. Abans de fusionar o descartar res, comprova amb la persona responsable si dos registres representen realment el mateix client o producte. Anota els criteris de correcció perquè altres persones puguin revisar-los.
Unifica els formats quan sigui necessari: per exemple, la manera d’escriure unitats, codis o dates. Conserva els identificadors que permetin relacionar una comanda amb el seu client o una línia amb el producte corresponent. Si falta una relació, marca-la per revisar-la en lloc d’assignar-la per suposició.
Prepara amb l’equip d’implantació un mapa que expliqui d’on surt cada dada i on s’ha de representar en el nou sistema. Assenyala els camps obligatoris, les transformacions previstes i els casos que no encaixen. El format d’entrega i les possibilitats de càrrega s’han de confirmar per a cada solució i cada tipus d’informació.
Prepara una prova i valida el resultat
Tria una mostra que inclogui casos habituals i excepcions conegudes: un client amb diverses adreces, un producte amb variants o una comanda pendent. Acorda què s’espera veure després de la càrrega i qui ho comprovarà. No cal limitar la revisió al nombre de registres: obre’ls i comprova que les dades i les relacions tenen sentit per a qui les utilitza.
Revisa també totals i estats quan correspongui, com els imports pendents o les existències per ubicació. Si hi ha diferències, identifica’n la causa, corregeix la font o el criteri de transformació i torna a validar. Un resultat correcte en una mostra no substitueix la revisió de la càrrega completa.
Acorda el moment del canvi
Entre la preparació i la posada en marxa, les dades poden continuar canviant. Defineix quina serà la font de referència, quan es farà l’última extracció i com es tractaran els canvis posteriors. Acorda qui autoritza la càrrega definitiva i què es farà si la validació detecta un problema.
Abans de començar a treballar amb el nou sistema, comprova un recorregut complet amb dades representatives, des de la consulta del registre fins a l’operació que l’utilitza. Mantén disponible la via de consulta acordada per a la informació que no s’hagi migrat.
Vols preparar la migració amb el teu equip?
Consulta com es planteja la implantació d’Odoo a Andorra i porta una relació de les fonts, les dades pendents i els processos que han de continuar operatius.