Antes de migrar a un ERP, identifica los datos que necesitas para seguir trabajando, localiza sus fuentes y revisa si están completos, son coherentes y están actualizados. Decide también qué se trasladará, qué se conservará para consulta y quién validará el resultado. El contenido concreto dependerá de los procesos de tu empresa y del alcance acordado para la implantación.
Identifica las fuentes y las personas responsables
Haz una relación de los lugares donde se guarda información: programas de gestión, aplicaciones especializadas, hojas de cálculo, carpetas compartidas o documentos. Para cada fuente, anota quién la mantiene, quién puede facilitar una exportación y para qué se utiliza. Una lista de clientes puede tener datos comerciales en un lugar y datos de contacto actualizados en otro.
Pide a las personas que trabajan con esos datos que indiquen qué fuente utilizan y qué problemas conocen. No des por hecho que el archivo más reciente está completo ni que una columna significa lo mismo en todos los documentos. Antes de manipular los datos, conserva una copia de las fuentes y limita el acceso a las personas que deban tenerlo.
Separa los datos maestros de las operaciones
Los datos maestros describen elementos que se utilizan de forma recurrente. Revisa, según la actividad de la empresa:
- Clientes y proveedores: nombre, datos de contacto, direcciones e identificadores que utiliza la empresa. Distingue las personas de contacto de las empresas y comprueba a qué empresa pertenece cada una.
- Productos y servicios: referencia, descripción, unidad de medida y otros datos necesarios para identificarlos y trabajar con ellos. Revisa también las variantes y las referencias que utiliza tu equipo.
- Otros registros necesarios: por ejemplo, ubicaciones, proyectos o equipos. Inclúyelos si forman parte de los procesos que se quieren poner en marcha.
Las operaciones tienen un estado y pueden estar relacionadas con esos registros. Identifica presupuestos, pedidos de venta y de compra, facturas, cobros, pagos o movimientos de existencias que todavía necesiten seguimiento. Acuerda con el equipo de implantación qué información hay que trasladar y cómo se comprobará. Una lista de facturas, por ejemplo, no explica por sí sola cuáles están pendientes de cobro.
En una migración a un ERP, los datos habituales que hay que revisar son clientes, proveedores, productos, servicios y operaciones pendientes. También hay que decidir qué información histórica se traslada y cuál se conserva para consulta.
Decide qué se migra y qué queda para consulta
Migrarlo todo no es necesariamente la mejor opción. Para cada tipo de dato, decide si debe estar disponible para trabajar en el nuevo sistema, si basta con conservarlo para consulta o si hay que revisarlo antes de tomar una decisión. El alcance puede ser distinto para los registros activos y para el histórico.
Documenta esta decisión con el responsable de cada área. Si se conserva información en el sistema anterior o en un archivo, acuerda quién podrá acceder, cómo se encontrará y cómo se mantendrá una copia recuperable. Valida con los responsables de la empresa los requisitos de conservación aplicables antes de retirar cualquier dato o sistema.
Limpia y relaciona los datos
Busca registros duplicados, campos vacíos, datos contradictorios y referencias que ya no se utilizan. Antes de fusionar o descartar nada, comprueba con la persona responsable si dos registros representan realmente al mismo cliente o producto. Anota los criterios de corrección para que otras personas puedan revisarlos.
Unifica los formatos cuando sea necesario: por ejemplo, la forma de escribir unidades, códigos o fechas. Conserva los identificadores que permitan relacionar un pedido con su cliente o una línea con el producto correspondiente. Si falta una relación, márcala para revisarla en lugar de asignarla por suposición.
Prepara con el equipo de implantación un mapa que explique de dónde sale cada dato y dónde debe representarse en el nuevo sistema. Señala los campos obligatorios, las transformaciones previstas y los casos que no encajan. El formato de entrega y las posibilidades de carga deben confirmarse para cada solución y tipo de información.
Prepara una prueba y valida el resultado
Elige una muestra que incluya casos habituales y excepciones conocidas: un cliente con varias direcciones, un producto con variantes o un pedido pendiente. Acuerda qué se espera ver después de la carga y quién lo comprobará. No limites la revisión al número de registros: ábrelos y comprueba que los datos y las relaciones tienen sentido para quien los utiliza.
Revisa también totales y estados cuando corresponda, como los importes pendientes o las existencias por ubicación. Si hay diferencias, identifica la causa, corrige la fuente o el criterio de transformación y vuelve a validar. Un resultado correcto en una muestra no sustituye la revisión de la carga completa.
Acuerda el momento del cambio
Entre la preparación y la puesta en marcha, los datos pueden seguir cambiando. Define cuál será la fuente de referencia, cuándo se hará la última extracción y cómo se tratarán los cambios posteriores. Acuerda quién autoriza la carga definitiva y qué se hará si la validación detecta un problema.
Antes de empezar a trabajar con el nuevo sistema, comprueba un recorrido completo con datos representativos, desde la consulta del registro hasta la operación que lo utiliza. Mantén disponible la vía de consulta acordada para la información que no se haya migrado.
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Consulta cómo se plantea la implantación de Odoo en Andorra y lleva una relación de las fuentes, los datos pendientes y los procesos que deben seguir operativos.